Wie wird ein Firmenwagen besteuert ? – Fahrtenbuch, 1% Regelung und mehr

Wie wird ein Firmenwagen besteuert? Hier die aktuellen Informationen:

Überlassung von Firmenwagen an Arbeitnehmer

Das Bundesfinanzministerium hat ausführlich zur lohnsteuerlichen Behandlung eines Dienstwagens Stellung genommen.

Immer wieder gibt es neue oder geänderte Vorgaben für die Besteuerung des geldwerten Vorteils aus der außerdienstlichen Nutzung eines Firmenwagens. Das Bundesfinanzministerium hat nun mehrere ältere Verwaltungsanweisungen überarbeitet und seine Vorgaben in einem umfangreichen Schreiben veröffentlicht.
Neben den hier zusammengefassten Vorgaben geht das Bundesfinanzministerium in seinem Schreiben auch auf spezielle Fälle ein, die nur wenige Arbeitnehmer betreffen. Dazu gehören die Gestellung eines Fahrers, Umwegfahrten wegen konkreter Sicherheitsgefährdung des Arbeitnehmers oder die Überlassung gepanzerter Fahrzeuge. Was zusätzlich bei der 1 %-Regelung oder bei der Führung eines Fahrtenbuchs zu beachten ist, lesen Sie in separaten Beiträgen.

• Methodenwechsel: Ein unterjähriger Wechsel zwischen Fahrtenbuch und 1 %-Regelung für ein Fahrzeug ist nicht zulässig.

• Familienheimfahrten: Nutzt der Arbeitnehmer einen Firmenwagen für Familienheimfahrten im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung, fällt für die erste wöchentliche Fahrt kein geldwerter Vorteil an. Für jede weitere Familienheimfahrt in derselben Woche ist ein Nutzungswert von 0,002 % des Bruttolistenpreises pro Entfernungskilometer anzusetzen, sofern kein Fahrtenbuch geführt wird.

• Leasing: Least der Arbeitgeber einen Firmenwagen, ist der geldwerte Vorteil aus der Privatnutzung nach den üblichen Regeln zu bestimmen, wenn der Anspruch auf die Nutzungsüberlassung ein arbeitsvertraglicher Vergütungsanspruch ist oder auf eine Gehaltsumwandlung zurückgeht. Außerdem muss der Arbeitgeber zivilrechtlich Leasingnehmer sein. Der Arbeitgeber darf dann die pauschalen Kilometersätze im Rahmen einer Auswärtstätigkeit mit diesem Firmenwagen nicht steuerfrei erstatten.

• Nutzungsentgelt: Zahlt der Arbeitnehmer für die außerdienstliche Nutzung seines Firmenwagens ein Nutzungsentgelt, mindert das den steuerpflichtigen geldwerten Vorteil. Das Nutzungsentgelt kann eine Monatspauschale, eine Kilometerpauschale oder die Übernahme von Leasingraten oder anderen Fahrzeugkosten sein. Kein Nutzungsentgelt ist dagegen der Barlohnverzicht des Arbeitnehmers im Rahmen einer Gehaltsumwandlung. Übersteigt das Nutzungsentgelt den geldwerten Vorteil, führt der übersteigende Betrag weder zu negativem Arbeitslohn noch zu Werbungskosten. Weitere Details zum Nutzungsentgelt hatte das Bundesfinanzministerium erst vor einem halben Jahr detailliert geregelt und behält diese unverändert bei.

• Zuzahlung zur Anschaffung: Zuzahlungen des Arbeitnehmers zu den Anschaffungskosten eines Dienstwagens können im Zahlungsjahr und in den darauf folgenden Kalenderjahren auf den geldwerten Vorteil aus der Privatnutzung dieses Fahrzeugs voll angerechnet werden. Gleiches gilt für Zuzahlungen des Arbeitnehmers zu Leasingsonderzahlungen.
Zurück zur Inhaltsübersicht

Vorgaben beim Fahrtenbuch für Firmenwagen

Neben einem ordnungsgemäßen Fahrtenbuch sind noch weitere Vorgaben der Finanzverwaltung zu beachten, wenn der geldwerte Vorteil für einen Dienstwagen nach der tatsächlichen außerdienstlichen Nutzung bestimmt werden soll.
Dreh- und Angelpunkt bei der Ermittlung des individuellen Nutzungswerts ist ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch. An den strikten Anforderungen des Finanzamts dazu hat sich im Lauf der Jahre wenig geändert. Das Bundesfinanzministerium geht daher auch in erster Linie auf andere Aspekte ein, die bei der Ermittlung des individuellen Nutzungswerts per Fahrtenbuch zu beachten sind.

• Einheitliches Verfahren: Wird der Firmenwagen sowohl für Privatfahrten als auch für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeit überlassen, kann die Nutzungswertermittlung per Fahrtenbuch nicht auf eine dieser beiden Nutzungen beschränkt werden.

• Elektronisches Fahrtenbuch: Ein elektronisches Fahrtenbuch wird vom Finanzamt anerkannt, wenn sich daraus dieselben Erkenntnisse wie aus einem manuell geführten Fahrtenbuch gewinnen lassen. Beim Ausdrucken von elektronischen Aufzeichnungen müssen nachträgliche Veränderungen der Angaben technisch ausgeschlossen, zumindest aber dokumentiert werden. Ein elektronisches Fahrtenbuch, in dem alle Fahrten automatisch bei Beendigung jeder Fahrt mit Datum, Kilometerstand und Fahrtziel erfasst werden, gilt jedenfalls dann als zeitnah geführt, wenn der Fahrer den dienstlichen Fahrtanlass (Reisezweck und aufgesuchte Geschäftspartner) innerhalb von bis zu sieben Kalendertagen in einem Webportal einträgt und die übrigen Fahrten dem privaten Bereich zugeordnet werden.

• Erleichterungen: Ein Fahrtenbuch soll die Zuordnung von Fahrten zur betrieblichen und beruflichen Sphäre ermöglichen. Auf einzelne der geforderten Angaben kann aber verzichtet werden, soweit im Einzelfall die Aussagekraft und Überprüfbarkeit nicht beeinträchtigt wird. Bei Automatenlieferanten, Kurierdienstfahrern, Handelsvertretern, Kundendienstmonteuren und Pflegedienstmitarbeitern mit täglich wechselnden Auswärtstätigkeiten reicht es z. B. aus, wenn sie angeben, welche Kunden sie an welchem Ort aufsuchen. Angaben über die Reiseroute und zu den Entfernungen zwischen den Stationen sind nur bei größerer Differenz zwischen direkter Entfernung und tatsächlicher Fahrtstrecke erforderlich. Taxifahrer können für Fahrten im Pflichtfahrgebiet täglich zu Beginn und Ende der Gesamtheit dieser Fahrten den Kilometerstand notieren mit der Angabe „Taxifahrten im Pflichtfahrgebiet” o. ä. Nur Fahrten, die über dieses Gebiet hinausgehen, sind mit genauer Angabe des Reiseziels zu erfassen. Für Fahrlehrer ist es ausreichend in Bezug auf Reisezweck, Reiseziel und aufgesuchte Geschäftspartner „Lehrfahrten”, „Fahrschulfahrten” o. ä. anzugeben.

• Gesamtkosten: Zu den Gesamtkosten des Firmenwagens gehören die Absetzung für Abnutzung (AfA) oder Leasingzahlungen, Treibstoff, Wartung und Reparatur, Kraftfahrzeugsteuer, Halterhaftpflicht- und Fahrzeugversicherungen, Garagen- oder Stellplatzmiete, Anwohnerparkberechtigungen, Wagenpflege/-wäsche sowie der Ladestrom, soweit er nicht von der Steuer befreit ist. Das Finanzamt akzeptiert, wenn auch die vom Arbeitnehmer unmittelbar getragenen oder vom Arbeitgeber an den Arbeitnehmer weiterbelasteten Kosten den Gesamtkosten zugerechnet werden. Nicht zu den Gesamtkosten gehören z. B. Fährkosten, Vignetten, Mautgebühren, Parkgebühren, Insassen- und Unfallversicherungen, Verwarnungs-, Ordnungs- und Bußgelder, Kosten einer Ladevorrichtung bei Elektrofahrzeugen sowie der steuerfreie Ladestrom. Für die AfA ist bei einem Neuwagen eine Gesamtnutzungsdauer von acht Jahren anzusetzen. Die Gesamtkosten sind jedenfalls dann periodengerecht anzusetzen, wenn der Arbeitgeber die Kosten des Firmenwagens in seiner Gewinnermittlung periodengerecht erfassen muss.

• Vorläufiger Nutzungswert: Falls die genaue Erfassung des individuellen Nutzungswerts bei der Führung eines Fahrtenbuchs monatlich nicht möglich ist, kann der monatlichen Lohnsteuer ein Zwölftel des Vorjahresbetrags zugrunde gelegt werden. Alternativ können zur Ermittlung des geldwerten Vorteils je Fahrtkilometer vorläufig 0,001 % des inländischen Listenpreises für den Dienstwagen angesetzt werden. Nach Ablauf des Kalenderjahres oder nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses muss dann der tatsächlich zu versteuernde Nutzungswert ermittelt und eine etwaige Lohnsteuerdifferenz ausgeglichen werden.

• Mehrere Fahrzeuge: Für jedes Fahrzeug sind die Gesamtaufwendungen und das Verhältnis der privaten zu den übrigen Fahrten separat nachzuweisen. Stehen einem Arbeitnehmer gleichzeitig mehrere Firmenwagen zur Verfügung und wird nicht für alle ein Fahrtenbuch geführt, ist der Nutzungswert für die anderen Firmenwagen monatlich mit 1 % des Listenpreises anzusetzen

Nutzung von Firmenwagen mit der 1 %-Regelung

Auch besondere Konstellationen berücksichtigt das Bundesfinanzministerium in seinen Vorgaben für die Anwendung der 1 %-Regelung für einen Firmenwagen.
In den meisten Fällen ist die 1 %-Regelung deutlich weniger aufwendig als die Führung eines Fahrtenbuchs, oft aber gleichzeitig steuerlich ungünstiger. Ob mehr Bequemlichkeit oder weniger Steuern für den Firmenwagen die attraktivere Alternative ist, muss jeder selbst entscheiden. Doch auch ohne die Pflicht zum ordnungsgemäßen Fahrtenbuch kann die 1 %-Regelung ihre Tücken haben und bürokratischen Aufwand nach sich ziehen. Die Finanzverwaltung hat Vorgaben für die steuerliche Handhabung der 1 %-Regelung im Normal- und im Sonderfall entwickelt.

• Dienstfahrten von/zur Wohnung: Wenn der Arbeitnehmer den Firmenwagen ausschließlich an den Tagen für Fahrten zwischen Wohnung und Tätigkeitsstätte nutzen darf, an denen er möglicherweise dienstliche Fahrten von der Wohnung aus antritt oder an der Wohnung beendet (Bereitschaftsdienst etc.), ist kein geldwerter Vorteil aus dem Firmenwagen für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte anzusetzen.

• Gelegentliche Überlassung: Der geldwerte Vorteil nach der 1 %-Regelung und der 0,03 %-Regelung ist auch dann anzusetzen, wenn der Arbeitnehmer den Firmenwagen nur gelegentlich nutzen kann. Die Monatsbeträge brauchen jedoch nicht angesetzt zu werden für volle Kalendermonate, in denen dem Arbeitnehmer kein Firmenwagen zur Verfügung steht, oder wenn dem Arbeitnehmer der Firmenwagen aus besonderem Anlass oder zu einem besonderen Zweck nur gelegentlich für nicht mehr als fünf Kalendertage im Monat überlassen wird. In diesem Fall ist der geldwerte Vorteil für Privatfahrten und Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte je Fahrtkilometer mit 0,001 % des Listenpreises zu bewerten. Zum Nachweis der Fahrstrecke müssen die Kilometerstände festgehalten werden.

• Park & Ride: Setzt der Arbeitnehmer den Dienstwagen auf den Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte oder bei Familienheimfahrten nur für eine Teilstrecke ein, weil er regelmäßig die andere Teilstrecke mit öffentlichen Verkehrsmitteln zurücklegt, so ist der Ermittlung des geldwerten Vorteils dennoch die gesamte Entfernung zugrunde zu legen, es sei denn, der Arbeitgeber stellt den Dienstwagen nur für diese Teilstrecke zur Verfügung oder der Arbeitnehmer erbringt für die restliche Teilstrecke einen Nachweis über die Benutzung eines anderen Verkehrsmittels, z. B. ein Monats- oder Jahresticket.

• Nutzungsverbot: Spricht der Arbeitgeber ein Verbot für die Nutzung des Firmenwagens zu Privatfahrten aus, ist kein geldwerter Vorteil anzusetzen, wenn das Nutzungsverbot durch entsprechende Unterlagen nachgewiesen wird. Den gleichen Zweck erfüllt ein mit Wirkung für die Zukunft erklärter schriftlicher Verzicht des Arbeitnehmers auf die Nutzung, wenn aus außersteuerlichen Gründen ein Nutzungsverbot des Arbeitgebers nicht in Betracht kommt und der Nutzungsverzicht dokumentiert wird. Die Unterlagen oder Nutzungsverzichtserklärung muss der Arbeitgeber als Belege zum Lohnkonto aufbewahren. Die unbefugte Privatnutzung eines Firmenwagens ist noch kein Arbeitslohn. Arbeitslohn liegt erst dann vor, wenn der Arbeitgeber zu erkennen gibt, dass er seine Schadenersatzforderung gegenüber dem Arbeitnehmer nicht geltend machen wird.

• Überlassung an mehrere Arbeitnehmer: Wird ein Firmenwagen mehreren Arbeitnehmern überlassen, dann ist der geldwerte Vorteil für die Privatnutzung von 1 % des Listenpreises pro Monat auf die Nutzer aufzuteilen. Der pauschale Nutzungswert für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte ist bei jedem Arbeitnehmer mit 0,03 % des Listenpreises je Entfernungskilometer zu ermitteln und durch die Zahl der Nutzer zu teilen. Jeder Nutzer kann im Rahmen seiner Einkommensteuerveranlagung zur Einzelbewertung der tatsächlichen Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte übergehen.

• Mehrere Fahrzeuge: Kann ein Arbeitnehmer gleichzeitig mehrere Firmenwagen nutzen, ist für jedes Fahrzeug der geldwerte Vorteil für Privatfahrten mit monatlich 1 % des Listenpreises anzusetzen, auch wenn ein Wechselkennzeichen verwendet wird. Ist die Nutzung der Firmenwagen durch andere zur Privatsphäre des Arbeitnehmers gehörende Personen so gut wie ausgeschlossen, ist für den geldwerten Vorteil aus der Privatnutzung lediglich der Listenpreis des überwiegend genutzten Firmenwagens anzusetzen. Bei Anwendung der 0,03 %-Regelung ist dem geldwerten Vorteil für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte der Listenpreis des überwiegend für diese Fahrten genutzten Autos zugrunde zu legen.

• Fahrzeugpool: Steht den Arbeitnehmern ein Pool von Fahrzeugen zur Verfügung, ist der geldwerte Vorteil für Privatfahrten mit 1 % der Listenpreise aller Fahrzeuge geteilt durch die Zahl der Nutzer anzusetzen. Analog ist bei Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte zu verfahren. Jeder Nutzer kann im Rahmen seiner Einkommensteuerveranlagung zur Einzelbewertung der tatsächlichen Fahrten übergehen.

• Fahrzeugwechsel: Bei einem Fahrzeugwechsel im Laufe eines Kalendermonats ist der Listenpreis des überwiegend zur Verfügung gestellten Fahrzeugs zugrunde zu legen.

• Listenpreis: Eine in den Listenpreis einzubeziehende Sonderausstattung liegt nur vor, wenn das Auto bereits werkseitig damit ausgestattet ist. Nachträglich eingebaute unselbständige Ausstattungsmerkmale sind durch die 1 %-Regelung abgegolten und können nicht getrennt bewertet werden. Für die 1 %-Regelung ist auch bei reimportierten Autos der inländische Listenpreis im Zeitpunkt der Erstzulassung maßgebend.

• Kostendeckelung: Der geldwerte Vorteil nach der 1 %-Regelung kann die dem Arbeitgeber für den Firmenwagen insgesamt entstandenen Kosten übersteigen. Wird dies im Einzelfall nachgewiesen, ist der geldwerte Vorteil höchstens mit den Gesamtkosten des Fahrzeugs anzusetzen.

Fahrten zwischen Wohnung und Arbeit

Die Nutzung eines Firmenwagens für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeit kann statt mit der monatlichen Pauschale auch einzeln bewertet werden.
Wenn für einen Firmenwagen kein Fahrtenbuch geführt wird, muss der Arbeitnehmer für Fahrten zwischen Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte pro Monat einen geldwerten Vorteil von 0,03 % des Listenpreises für jeden Entfernungskilometer zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte versteuern. Grundlage ist dabei die kürzeste benutzbare Straßenverbindung, die auf den nächsten vollen Kilometer abzurunden ist. Die 0,03 %-Regelung ist unabhängig von der 1 %-Regelung, wenn der Firmenwagen ausschließlich für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeit zur Verfügung steht.
Fährt der Arbeitnehmer abwechselnd von der ersten Tätigkeitsstätte zu verschiedenen Wohnungen, ist bei der 0,03 %-Regelung die Entfernung zur näher gelegenen Wohnung anzusetzen. Für jede Fahrt von und zur weiter entfernten Wohnung kommt ein geldwerter Vorteil von 0,002 % des Listenpreises pro Entfernungskilometer über der Distanz zwischen Arbeit und näher gelegener Wohnung hinzu.

An der Höhe des geldwerten Vorteils ändert sich übrigens nichts, wenn der Arbeitnehmer an einem Arbeitstag mehrmals den Weg zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte mit dem Dienstwagen zurücklegt. Umgekehrt ist der Zuschlag auch bei zeitweiser Abwesenheit in jedem Kalendermonat mit 0,03 % des Listenpreises für jeden Entfernungskilometer zwischen Wohnung und Arbeit anzusetzen. Ein durch Urlaub oder Krankheit bedingter Nutzungsausfall ist in der Höhe der Pauschale berücksichtigt.

Der Bundesfinanzhof und die Finanzverwaltung lassen jedoch eine Alternative zur Pauschalierungsregelung zu. Unter bestimmten Voraussetzungen ist auch eine aufs Kalenderjahr bezogene Einzelbewertung der tatsächlichen Fahrten möglich. Dabei sind für jede Fahrt 0,002 % des Listenpreises je Entfernungskilometer zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte als geldwerter Vorteil zu versteuern. Die Einzelbewertung ist auf 180 Tage pro Kalenderjahr beschränkt, denn dann ist derselbe geldwerte Vorteil erreicht wie beim monatlichen Ansatz mit 0,03 % des Listenpreises. Wird die Einzelbewertung angewandt, führen Fahrten zwischen Wohnung und Arbeit daher ab dem 181. Tag im Kalenderjahr nicht mehr zu einem steuerpflichtigen geldwerten Vorteil. Eine monatliche Be-grenzung auf 15 Fahrten ist bei der Einzelbewertung ausgeschlossen.

Für die Einzelbewertung muss der Arbeitnehmer gegenüber dem Arbeitgeber jeden Monat fahrzeugbezogen schriftlich erklären, an welchen Tagen er den Firmenwagen für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeits-stätte genutzt hat. Die Angabe der Anzahl der Tage reicht nicht aus, notwendig sind die einzelnen Tage mit Da-tumsangabe. Es sind jedoch keine Angaben dazu notwendig, wie der Arbeitnehmer an den anderen Arbeitstagen zur Arbeit gelangt ist. Arbeitstage, an denen der Arbeitnehmer den Firmenwagen mehrmals für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeit benutzt, sind bei der Einzelbewertung nur einmal zu erfassen.

Der Arbeitgeber muss die Erklärungen des Arbeitnehmers als Belege zum Lohnkonto aufbewahren und den Lohnsteuerabzug gemäß den Erklärungen des Arbeitnehmers durchführen, sofern der Arbeitnehmer nicht erkennbar unrichtige Angaben macht. Für den Arbeitgeber folgen daraus jedoch keine Ermittlungspflichten. Es ist aus Vereinfachungsgründen zulässig, für den Lohnsteuerabzug jeweils die Erklärung des Vormonats zugrunde zu legen.

Bei der Lohnsteuerpauschalierung ist im Falle der Einzelbewertung die tatsächliche Zahl der Fahrten aus den Angaben des Arbeitnehmers anzusetzen. Die Vereinfachungsregelung, dass nur an 15 Arbeitstagen von Fahrten zwischen Wohnung und Arbeit ausgegangen werden kann, ist bei der Pauschalierung im Fall der Einzelbewertung nicht anzuwenden.
Im Lohnsteuerabzugsverfahren ist der Arbeitgeber ab 2019 auf Verlangen des Arbeitnehmers zur Einzelbewertung der tatsächlichen Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte verpflichtet, wenn sich aus dem Arbeitsvertrag oder einer anderen arbeits- oder dienstrechtlichen Rechtsgrundlage nichts anderes ergibt. Allerdings sind dann die Angaben des Arbeitnehmers zu den tatsächlichen Fahrten zusätzliche Voraussetzung. Für 2018 darf der Arbeitgeber auch gegen den Willen des Arbeitnehmers noch generell die 0,03 %-Regelung anwenden. In jedem Fall muss der Arbeitgeber die 0,03 %-Regelung oder die Einzelbewertung im Kalenderjahr für alle dem Arbeitnehmer überlassenen Firmenwagen einheitlich anwenden. Die Methode darf also während des Kalenderjahres nicht gewechselt werden.

Im Rahmen seiner privaten Steuererklärung ist der Arbeitnehmer nicht an die beim Lohnsteuerabzug angewandte 0,03 %-Regelung gebunden und kann für das gesamte Kalenderjahr einheitlich zur Einzelbewertung wechseln. Dazu muss der Arbeitnehmer dem Finanzamt fahrzeugbezogen darlegen, an welchen Tagen (mit Datumsangabe) er den Firmenwagen für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte genutzt hat. Zudem muss er durch ge-eignete Belege glaubhaft machen, dass und in welcher Höhe der Arbeitgeber den Zuschlag mit 0,03 % des Listenpreises ermittelt und versteuert hat. Dafür kommen beispielsweise eine Gehaltsabrechnung, die die Besteuerung des Zuschlags erkennen lässt, oder eine Bescheinigung des Arbeitgebers in Frage.