Reisekosten

Zum 01.01.2014 sind die Neuregelungen bei den  steuerlichen Reisekosten in Kraft getreten. Auch nach dem neuen Reisekostenrecht ist für die steuerliche Geltendmachung bzw. steuerfreie Zahlung von Reisekosten das Vorliegen einer auswärtigen beruflichen Tätigkeit weiterhin zwingende Voraussetzung.

Diese liegt vor, wenn der Arbeitnehmer vorübergehend außerhalb seiner Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte tätig wird.

Von zentraler Bedeutung bei den Änderungen ist zukünftig die gesetzliche Definition der ersten Tätigkeitsstätte. Diese ist damit ausschlaggebend für die Entscheidung, ob die Entfernungspauschale bzw. die 0,03%-Regelung oder Reisekosten berücksichtigt werden können.

Zu den Reisekosten, die als Werbungskosten/Betriebsausgaben geltend gemacht bzw. steuerfrei erstattet werden können, zählen wie bisher Fahrtkosten, Verpflegungsmehr-aufwand, Übernachtungskosten und Reisenebenkosten.

Die Details:

Fahrtkosten

Für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte kann weiterhin nur der beschränkte Werbungskostenabzug in Form der Entfernungspauschale in Höhe von EUR 0,30 geltend gemacht werden.

Im Umkehrschluss bedeutet dies, dass für alle Fahrten zu weiteren Tätigkeitsstätten die tatsächlichen Aufwendungen oder pauschale Kilometersätze angesetzt werden dürfen.

Erste Tätigkeitsstätte

Erste Tätigkeitsstätte § 9 Abs. 4 Satz 1 EStG n. F. ist danach jede ortsfeste betriebliche Einrichtung eines Arbeitgebers, eines verbundenen Unternehmens oder eines vom Arbeitgeber bestimmten Dritten, der der Arbeitnehmer dauerhaft zugeordnet ist (Leiharbeit), diese muss von der Wohnung getrennt sein.

Festgelegt wird zugleich, dass je Dienstverhältnis nur eine erste Tätigkeitsstätte vorliegen kann, ggf. aber auch keine, sondern nur auswärtigen Tätigkeitsstätten vorliegen. Eine Tätigkeit ist dauerhaft, wenn der Arbeitnehmer an einer Tätigkeitsstätte unbefristet, für die Dauer des Dienstverhältnisses oder über einen Zeitraum von 48 Monaten hinaus tätig werden soll. Dies kann auch bei einem Kunden des Arbeitgebers sein.

Vorrangig soll die Zuordnung zur ersten Tätigkeitsstätte durch den Arbeitgeber gelten. Die Zuordnung richtet sich nach der dienst- und arbeitsrechtlichen Festlegung. Ändert sich die erste Tätigkeitsstätte muss der Arbeitgeber dies dem Arbeitnehmer schriftlich mitteilen.

Ab 2014 gehen die Finanzämter von einer festen Zuordnung aus, wenn der Arbeitnehmer einen bestimmten Arbeitsort

• üblicherweise arbeitstäglich,
• mindestens an zwei Arbeitstagen in der Woche oder
• in 30% seiner Arbeitszeit aufsucht beziehungsweise aufsuchen soll.

Geht der Arbeitnehmer seiner Arbeit an mehreren ortsfesten betrieblichen Einrichtungen eines Werks- oder Betriebsgeländes nach, handelt es sich um eine einzelne Tätigkeitsstätte. Gehören die Gebäude verschiedenen Arbeitgebern oder Kunden, handelt es sich um mehrere Tätigkeitsstätten.

Mit dem Schreiben vom 24.10.2014 hat das Bundesfinanzministerium festgelegt, dass eine ortsfeste betriebliche Einrichtung auch aus einem Baucontainer bestehen kann. Vorausgesetzt, er enthält ein Baubüro, Aufenthaltsräume oder Toiletten. Der Baucontainer muss nur fest mit dem Erdreich verbunden sein. Befinden sich auf einem Betriebs- oder Werksgelände mehrere dieser Baucontainer handelt es sich nicht um mehrere, sondern nur um eine einzige Tätigkeitsstätte.

An der ersten Tätigkeitsstätte muss der Arbeitnehmer auch tatsächlich erscheinen. Die Abgabe von Krankheits- und Urlaubsmeldungen durch Dritte reicht nicht für die Zuordnung. Außerdem muss der Arbeitnehmer an der ersten Tätigkeitsstätte seiner eigentlichen Tätigkeit nachgehen. Ein Lkw-Fahrer, der regelmäßig zum Be- und Entladen oder zum Abgeben von Auftragsbestätigungen oder Stundenzetteln die Spedition ansteuert, begründet dort keine erste Tätigkeitsstätte. Seine eigentliche Tätigkeit bleibt eine Reisetätigkeit.

Erste Tätigkeitsstätte auch im Ausland

Die erste Tätigkeitsstätte kann sich auch im Ausland befinden. Dafür gilt folgendes:

• Der Arbeitnehmer wurde zu einem verbundenen Unternehmen entsandt.
• Das aufnehmende Unternehmen hat den Arbeitnehmer in einem eigenständigen

Arbeitsvertrag einer ortsfesten betrieblichen Einrichtung zugeordnet.

Dabei spielt es keine Rolle, ob der Arbeitnehmer dauerhaft im Ausland eingesetzt ist oder nur wiederholt befristet. Das BMF bezeichnet im Schreiben vom 24.10.2014 die bisherige Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs (BFH) ausdrücklich als überholt.

Verpflegungsmehraufwand

Während einer Auswärtstätigkeit steht jedem Berufstätigen eine Pauschale für Verpflegungsmehraufwand zu. Diese Pauschale kann der Arbeitgeber seinen Mitarbeitern steuerfrei erstatten. Selbstständige können diese Pauschale von der Steuer absetzen. Wie hoch die Pauschale ausfällt, hängt davon ab, wie lange eine Auswärtstätigkeit dauert.

• Abwesenheit 24 Stunden                                                                          EUR 24,00
• An- und Abreisetag                                                                                    EUR 12,00
• Eintägige Auswärtstätigkeit > 8 Stunden                                             EUR 12,00

Abwesenheit nach Kalendertagen

Abwesenheitszeiten müssen je nach Kalendertag berechnet werden.

Der Gesetzgeber hat zwei Ausnahmen von der Regel formuliert.

Für den An- und Abreisetag einer Dienstreise mit Übernachtung kann der Arbeitgeber jeweils eine Verpflegungspauschale von EUR 12,00 steuerfrei ersetzen.

• Arbeitet ein Arbeitnehmer über Nacht – ohne Übernachtung –, dann gelten die Abwesenheitszeiten zusammenhängend und sind für den Tag abzurechnen, auf den der größte Teil der Abwesenheit entfällt.

Beispiel:

Der Kurierfahrer K. ist typischerweise von 20.00 Uhr bis 5.30 Uhr des Folgetags beruflich unterwegs. In dieser Zeit legt er regelmäßig auch eine Lenkpause von 45 Minuten ein. Seine Wohnung verlässt K. um 19.30 Uhr und kehrt um 6.00 Uhr dorthin zurück. Eine erste Tätigkeitsstätte liegt nicht vor. K. ist im Rahmen seiner beruflichen Auswärtstätigkeit (Fahrtätigkeit) über Nacht von seiner Wohnung abwesend. Bei der Lenkpause handelt es sich nicht um eine Übernachtung. Die Abwesenheitszeiten über Nacht können somit zusammengerechnet werden. Sie werden für den zweiten Kalendertag berücksichtigt, an dem K. den überwiegenden Teil der Zeit abwesend ist. K. erfüllt die Voraussetzungen der Verpflegungspauschale für eine eintägige Auswärtstätigkeit (EUR 12,00). (BMF-Schreiben vom 24.10.2014)

Unternimmt ein Mitarbeiter mehrere Dienstfahrten an einem Tag, so gelten die Dauern dieser Fahrten summiert als Abwesenheit. Ist der Arbeitnehmer an einem Tag länger als 8 Stunden unterwegs, dann hat er Anspruch auf eine Verpflegungspauschale.

Verpflegungspauschale im Ausland

Neue Regeln gelten ab 2014 auch für Auslandsreisen. Auf Auslandsreisen errechnen sich die Beträge für die Verpflegungspauschale nach sogenannten Auslandstagegeldern. Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) legt gemeinsam mit den obersten Finanzbehörden der Länder die Verpflegungsmehraufwendungen bei Auslandsreisen immer wieder neu fest. Nach diesen Pauschalen berechnen sich die steuerlich absetzbaren Verpflegungsmehraufwendungen auf Auslandsreisen.

Auch bei Auslandsreisen ersetzt das neue Reisekostenrecht die bisher geltenden drei Stufen durch zwei. Ab 2014 gibt es

• ab 8 Stunden Abwesenheit 80% des Pauschbetrages,
• für ganztägige Reisen 120% des Pauschbetrages.

Die Verpflegungspauschalen für An- und Abreise müssen Unternehmen folgendermaßen berechnen:

• Anreise:     Es gilt die Verpflegungspauschale für das Land, in dem sich der Arbeit-         nehmer bis 24 Uhr aufgehalten hat, ohne dort tätig geworden zu sein.
• Abreise:     Es gilt die Verpflegungspauschale für das Land, in dem der Arbeitnehmer   zuletzt tätig geworden ist. Arbeitnehmer A reist am Montag um 20 Uhr von Berlin nach Brüssel, wo er um 2 Uhr ankommt. Am Dienstag arbeitet er in Brüssel. Am Mittwoch reist er nach Amsterdam, wo er bis Donnerstag, 13 Uhr, arbeitet. Am Donnerstag um 22.30 Uhr ist er zurück in Berlin. Es ergeben sich folgende Verpflegungspauschalen

  Beispiel:

• Montag:           Inländische Pauschale, da A. sich um 24 Uhr noch in Deutschland              befand.
• Dienstag:         Pauschale für Belgien.
• Mittwoch:       Pauschale für Niederlande, weil A. dort vor 24 Uhr eintraf.
• Donnerstag:   Pauschale für Niederlande, weil Amsterdam der Ort ist, an dem A.          zuletzt gearbeitet hat. (BMF-Schreiben v. 24.10.2014)Die sogenannte Dreimonatsregel ist weiterhin zu beachten
• Neuer Auftraggeber = neuer Dreimonatszeitraum
• Bei Fahrtätigkeit gilt kein Dreimonatszeitraum
• Unterbrechungsgrund (min. 4 Wochen) = ohne Bedeutung

Der Arbeitnehmer hat Aufzeichnungen zu führen.

Übernahme der Verpflegung durch den Arbeitgeber

Durch die neue gesetzliche Regelung wird für die übliche arbeitgeberveranlasste Mahlzeit der Sachbezugswert als Bemessungsgrundlage angesetzt. Als übliche Mahlzeit gelten Speisen mit einem Wert bis zu EUR 60,00 inkl. Getränke und Umsatzsteuer.

Es ist kein Sachbezugswert anzusetzen, wenn für die Dienstreise eine Verpflegungspauschale beansprucht werden könnte. Dann muss der Betrag für jede zur Verfügung gestellte Mahlzeit vom Arbeitgeber gekürzt werden (EUR 4,80 für ein Frühstück und je EUR 9,60 für ein Mittag- oder Abendessen).

Für vom Arbeitgeber gewährte Mahlzeiten muss beim Arbeitnehmer ein „M“ auf der Jahreslohnsteuerbescheinigung eingetragen werden.

Ein Werbungskostenabzug ist ausgeschlossen, wenn der Arbeitgeber steuerfreie Verpflegungspauschalen zahlt.

Änderungen zur Verpflegungspauschale ab 01.01.2015

Ab 01.01.2015 gilt auch die Bordverpflegung im Flugzeug als Mahlzeit, die vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellt wird. Diese Steueränderung findet sich im aktualisierten Schreiben des Bundesfinanzministeriums zur Reisekostenreform 2014 (BMF, Schreiben v. 24.10.2014, Az. IV C 5 – S 2353/14/10002; Tz. 65 und 130).

Beispiel:

Ein Arbeitnehmer fliegt aus beruflichen Gründen von Baden Baden nach Berlin. Die Dauer der Auswärtstätigkeit beträgt 10 Stunden. Deshalb bezahlt der Arbeitgeber seinem Mitarbeiter eine Verpflegungspauschale von EUR 12,00. Beim Flug nach Berlin wird dem Arbeitnehmer ein Frühstück zur Verfügung gestellt (Wert geschätzt EUR 3,00).

Folge:

Ab 01.01.2015 wird nun unterstellt, dass dieses Frühstück durch den Arbeitgeber gewährt wird, wenn dieser das Flugticket bucht und bezahlt. Die Verpflegungspauschale muss deshalb gekürzt werden.

Die Kürzung der Verpflegungspauschale ist selbst dann vorzunehmen, wenn der Arbeitnehmer das Frühstück ablehnt. Es reicht aus, dass ein Frühstück angeboten wird.

Kürzung der Verpflegungspauschale auch für belegte Brötchen

Auch eine Neuerung ist, dass nach der vom Arbeitgeber anlässlich einer beruflichen Auswärtstätigkeit gereichte Snacks und Brötchen eine Mahlzeit darstellen, die zur Kürzung der Verpflegungspauschale führen (BMF, Schreiben v. 24.10.2014, Az. IV C 5 – S 2353/14/10002; Tz. 74).

Beispiel:

Sie werden von Ihrem Arbeitgeber zu einer Besprechung in einer auswärtigen Niederlassung beordert. Um keine Zeit zu verlieren, werden zur Mittagszeit belegte Brötchen serviert (Kosten je Teilnehmer rund EUR 2,00).

Diese Snacks stellen nach Auffassung der Finanzverwaltung ein Mittagessen dar. Das hat zur Folge, dass die Verpflegungspauschale folgendermaßen gekürzt werden muss:

Diese Neuregelung ist übrigens nicht erst ab 01.01.2015 anzuwenden, sondern bereits rückwirkend für das Jahr 2014.

Unterkunftskosten

Eine doppelte Haushaltsführung liegt nur vor, wenn der Arbeitnehmer außerhalb des Ortes seiner ersten Tätigkeitsstätte einen eigenen Haushalt unterhält und auch am Ort der ersten Tätigkeitsstätte wohnt. Die Anzahl der Übernachtungen ist dabei weiterhin unerheblich.

Bei beruflich veranlassten Unterkunftskosten gibt es keine Einschränkungen bezüglich der Hotelkategorie. Zu beachten ist künftig jedoch eine zeitliche Begrenzung. Nach Ablauf von 48 Monaten ordnet das Gesetz eine Beschränkung der Unterkunftskosten in Höhe von EUR 1.000,00 monatlich an. Ein Neubeginn der Frist ist möglich, sofern eine Unterbrechung der beruflichen Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte mindestens 6 Monate dauert. Die Gründe für die Unterbrechung sind unbeachtlich.

Die Prüfung der Notwendigkeit und Angemessenheit entfällt.

Steht die Zweitwohnung oder -unterkunft im Eigentum des Arbeitnehmers, sind die tatsächlichen Aufwendungen (z. B. AfA, Schuldzinsen, Reparaturkosten, Nebenkosten) bis zum Höchstbetrag von EUR 1.000,00 monatlich zu berücksichtigen. Der Höchstbetrag umfasst sämtliche Aufwendungen.

Bei doppelter Haushaltsführung im Ausland gelten die bisherigen Grundsätze unverändert weiter. Danach sind die Aufwendungen in tatsächlicher Höhe notwendig, soweit sie die ortsübliche Miete für eine nach Lage und Ausstattung durchschnittliche Wohnung am Ort der ersten Tätigkeitsstätte mit einer Wohnfläche bis zu 60 qm nicht überschreiten.

Eine doppelte Haushaltsführung erfordert auch die finanzielle Beteiligung an der Wohnung bzw. an den Kosten der Lebensführung. 10% der monatlich regelmäßig anfallenden laufenden Kosten müssen vom Arbeitnehmer mitgetragen werden. Dies wird bei Arbeitnehmern mit der Steuerklasse III bis V ohne Nachweis unterstellt. Ledige Arbeitnehmer müssen dies dem Arbeitgeber schriftlich bestätigen.

Reisenebenkosten

Zu den Reisenebenkosten gehören die tatsächlichen Aufwendungen z. B. für:

• Beförderung und Aufbewahrung von Gepäck
• Ferngespräche und Schriftverkehr beruflichen Inhalts mit dem Arbeitgeber oder Geschäftspartnern
• Straßen- und Parkplatzbenutzung sowie Schadensbeseitigung infolge von Verkehrsunfällen, wenn die jeweils damit verbundenen Fahrtkosten als Reisekosten anzusetzen sind;
• Verlust von auf der Reise abhanden gekommener oder beschädigter Gegenstände, die der Arbeitnehmer auf der Reise verwenden musste, wenn der Verlust aufgrund einer reisespezifischen Gefährdung eingetreten ist. Berücksichtigt wird der Verlust bis zur Höhe des Wertes, der dem Gegenstand zum Zeitpunkt des Verlustes beigemessen wird.
• Private Telefongespräche, soweit sie der beruflichen Sphäre zugeordnet werden können.

Die Reisenebenkosten sind durch geeignete Unterlagen nachzuweisen.

Zur Ermittlung der steuerfreien Leistungen für Reisekosten dürfen die einzelnen Aufwendungsarten zusammengefasst werden; die Leistungen sind steuerfrei, soweit sie die Summe der zulässigen steuerfreien Leistungen nicht übersteigen. Hierbei können mehrere Reisen zusammengefasst abgerechnet werden. Dies gilt sinngemäß für Mehraufwendungen bei einer doppelten Haushaltsführung