1. Vorbemerkungen zur E – Rechnung
Mit der Zustimmung des Bundesrats zum Wachstumschancengesetz ist es offiziell: Der Empfang von der E-Rechnung wird bereits vom 1. Januar 2025 an grundsätzlich verpflichtend.

Ab dem 1. Januar 2025 sind alle Unternehmen gesetzlich verpflichtet, elektronische Rechnungen mit maschinenlesbaren Datensätzen zu akzeptieren bzw. empfangen zu können. Dafür ist es erforderlich, dass Sie den Prozess des Rechnungseingangs in Ihrem Unternehmen anpassen. Eventuell haben Sie bereits erste Erfahrungen mit eingehenden E-Rechnungen gemacht. Wenn nicht, führen Sie zeitnah passende Software-Lösungen ein und passen Sie Ihre Prozesse an.

Ich beschränke mich auf eine grobe Darstellung der Vorschriften zur E-Rechnung. Im Detail sind die gesetzlichen Vorschriften maßgebend. Wenn ich weitere Erkenntnisse erhalte, werde ich diese Seite jeweils aktualisieren.

Ablauf zur Einführung der E – Rechnung:

01.01.2025 Der Vorrang der Papierrechnung entfällt. Jedes Unternehmen kann E-Rechnungen versenden.
In den ersten zwei Jahren dürfen Papierrechnungen versendet werden. Andere elektronische Rechnungsformate (PDF etc.) dürfen nur noch mit Einwilligung des Empfängers versendet werden.

01.01.2027 Unternehmen > 800.000 Euro Vorjahresumsatz müssen B2B-E-Rechnungen versenden.
Unternehmen mit < 800.000 Euro Vorjahresumsatz dürfen noch sonstige Rechnungen (Papier, PDF etc.) versenden. EDI-Verfahren (Electronic Data Interchange) dürfen unverändert eingesetzt werden.
01.01.2028 Alle Unternehmen müssen B2B-E-Rechnungen versenden.
EDI-Systeme müssen an die gesetzlichen Bestimmungen angepasst werden.

Ab dem 1.1.2025 gibt es eine grundsätzliche (d. h. mit Ausnahmen) Pflicht zur Erstellung von elektronischen Rechnungen.

Die Verpflichtung ist auf den inländischen B2B-Bereich (Geschäftsverkehr Business to Business) beschränkt, gegenüber Endverbrauchern (B2C, Business to Consumer) gibt es keine E-Rechnungspflicht.
Die Verpflichtung gilt auch für Kleinunternehmer. Vermieter mit steuerpflichtigen Vermietungsumsätzen müssen eine E-Rechnung nur für die erste Monatsmiete ausstellen, wenn klargestellt ist, dass es sich um eine Dauerrechnung handelt, z. B. durch Beifügung des Mietvertrags.
Spätestens nach Ende der nachfolgend geschilderten Übergangsregelungen ist es bei Dauerschuldverhältnissen erforderlich, eine solche E-Rechnung einmalig für den ersten Abrechnungszeitraum zu übermitteln (Initial-Rechnung). Vermieter mit steuerfreien Vermietungsumsätzen, also ohne Option zur Umsatzsteuer, müssen keine E-Rechnungen ausstellen.
Die E-Rechnungspflicht gilt auch für Rechnungen an Kleinunternehmer, an Unternehmer mit steuerfreien Umsätzen (z. B. Ärzte, Versicherungsmakler) oder an Vermieter, selbst wenn diese nur umsatzsteuerfreie Vermietungsumsätze tätigen. Vermieter sind nämlich auch Unternehmer im umsatzsteuerrechtlichen Sinn. B2B ist in diesem Fall also erweitert zu verstehen.

2. Übergangsregelungen und Ausnahmen

Nur für den Rechnungsaussteller gibt es folgende Übergangsregelungen:

Für bis zum 31.12.2026 ausgeführte Umsätze dürfen weiterhin Papierrechnungen versendet werden. Bei PDF-Rechnungen per E-Mail muss der jeweilige Empfänger wie bisher einverstanden sein. Die Übermittlung muss dann aber auch spätestens am 31.12.2026 erfolgen. Zustimmungen können auch konkludent erfolgen, d. h. durch Annahme der Rechnung ohne Widerspruch.

Für vom 1.1. bis 31.12.2027 ausgeführte Umsätze gilt die Übergangsregelung nur noch für Rechnungsaussteller, deren Umsatz im Jahr 2026 höchstens 800.000 Euro betragen hat. Die Übermittlung muss dann aber auch spätestens am 31.12.2027 erfolgen.

Bis 31.12.2027 gilt für „kleine“ Unternehmer also faktisch keine wirkliche E-Rechnungspflicht, denn es können immer auch Rechnungen per Post oder mit Zustimmung des Empfängers per E-Mail verschickt werden. Es bleiben also drei Jahre Zeit, die genutzt werden sollten. Die Umstellung auf die E-Rechnung hat auch eine professionelle Außenwirkung. Ein lesbares PDF wird ja trotzdem immer beigefügt.

Ab 1.1.2028 gilt die E-Rechnungspflicht dann uneingeschränkt.

Die E-Rechnungspflicht gilt nicht für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und für Fahrausweise. Da muss man abwarten, ob und wann sich hier etwas ändert.
Interessant ist die Frage, wie bei Barverkäufen über 250 Euro zu verfahren ist. Spätestens ab 1.1.2028 muss hier der Verkäufer meines Erachtens die E-Mail-Adresse des Käufers abfragen, damit er seiner Verpflichtung nachkommen und, zusätzlich zum Kassenbeleg, eine E-Rechnung übermitteln kann. Zukünftige Kassensysteme werden wohl für die Erfassung der E-Mail-Adresse nachgerüstet werden müssen. Für den Rechnungsempfänger mit Vorsteuerabzug ist das außerdem unverzichtbar, weil sonst der Vorsteuerabzug gefährdet ist. Unabhängig von der Verpflichtung des Verkäufers, eine E-Rechnung auszustellen, wird man deshalb in größeren Märkten schon aus Eigeninteresse zum Service-Schalter gehen. Die ordnungsgemäße Rechnung für das Finanzamt wird dann nur nicht wie bisher ausgedruckt, sondern per E-Mail übermittelt.

Wer ordnungsgemäße E-Rechnungen verschickt, benötigt ab 1.1.2025 nicht mehr die Zustimmung der Rechnungsempfängers, sofern die grundsätzliche Verpflichtung zur E-Rechnung ab 1.1.2025 greift.

Das spart dann die Papier-Rechnung. Bei Endverbrauchern (B2C) bleibt die Zustimmung zur PDF-Rechnung aber weiterhin erforderlich, aber das läuft eh ins Leere, weil schon heute PDF-Rechnungen verschickt werden.

3. Ausblick

Frühestens ab 2028 ist geplant, dass jede einzelne Rechnung an ein bundeseinheitliches System der Verwaltung übermittelt werden muss, für Kontrollzwecke und zur Vereinfachung von Betriebsprüfungen.

4. Empfang von E-Rechnungen

Ab 1.1.2025 sollte jeder inländische Unternehmer zumindest in der Lage sein, E-Rechnungen empfangen zu können, denn wenn der Rechnungsaussteller die Übergangsregelungen nicht in Anspruch nimmt, muss er die Möglichkeit haben, die E-Rechnung zu übermitteln.

Eine E-Mail-Adresse ist also Voraussetzung und die hat heutzutage sowieso jeder. Wenn nicht, dann benötigen Sie jetzt endgültig eine. Bitte richten Sie sich eine professionelle Emailadresse ein, damit Sie auch Rechnungen empfangen und versenden können. Im Zweifelsfall fragen Sie ihren EDV – Partner oder nutzen Sie den Service von Google
https://workspace.google.com/intl/de/business/new-business/

Die E-Mail-Adresse muss dem Rechnungsaussteller mitgeteilt werden. Ggfs. macht es Sinn, für den Rechnungsempfang eine gesonderte E-Mail-Adresse einzurichten, z. B. rechnung@mustermann.de. Dadurch besteht die Möglichkeit, z. B. mit MS Outlook, Eingangsrechnungen automatisch in einen gesonderten Ordner umzuleiten.

Eine Software zum Auslesen der empfangenen E-Rechnungen ist dagegen zunächst nicht unbedingt erforderlich, da der Rechnungsaussteller im eigenen Interesse immer zusätzlich auch ein lesbares Rechnungsformat mitschicken wird. Schon heute werden im Online-Handel den PDF-Rechnungen bisweilen elektronische Rechnungen beigefügt. Nur hat man bisher kaum darauf geachtet und nur das lesbare PDF verwendet. PDF-Rechnungen mit integrierter elektronischen Rechnungsstellung werden als hybride Rechnungen bezeichnet.

Bei den elektronischen Rechnungen werden grundsätzlich zwei Formate unterschieden. Das X-Format (XML-Datei) kann ohne zusätzliche Software nicht gelesen werden. Hier wird der Rechnungsversender ein normales lesbares PDF mit den gleichen Inhalten beifügen. Elektronische Rechnungen im ZUGFeRD-Format sind dagegen lesbar. Hier ist der elektronisch lesbare XML-Datensatz in das PDF integriert. Wichtig ist zunächst einfach nur, die elektronischen Rechnungen wie auch die PDFs sicher und geordnet zu speichern, um jederzeit darauf zugreifen zu können, um den Betriebsausgaben- und den Vorsteuerabzug sicherzustellen.

5. Software-Lösungen

Trotz der langen Übergangsfristen sollte man sich schon jetzt über die Technik zur Erstellung und für den Empfang von E-Rechnungen Gedanken machen.
Meine Kanzleisoftware „Datev“ ist schon seit längerer Zeit in der Lage, beim digitalen Belegbuchen Ihre E-Rechnungen zu lesen und zu übernehmen.

Weiterhin bietet die DATEV eine E-Rechnungsplattform an.
Je früher man auf E-Rechnungen umstellt, desto weniger muss man sich mit den Übergangsregelungen und den Unterschieden bei den Empfängern auseinandersetzen. Mit einer E-Rechnung und einer ergänzenden lesbaren Ausfertigung (PDF) ist man immer auf der sicheren Seite.

6. Aufbewahrungspflichten

E-Rechnungen dürfen per einfacher E-Mail verschickt werden, sie müssen elektronisch archiviert werden und zumindest 10 Jahre lang für den Abruf bereitstehen.

7. Weiterführende Informationen

Kommentierung zur E- Rechnung,

https://www.haufe.de/steuern/finanzverwaltung/bmf-e-rechnung-bei-b2b-umsaetzen_164_634274.html
https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/BMF_Schreiben/Steuerarten/Umsatzsteuer/2024-10-15-einfuehrung-e-rechnung.html
https://www.haufe.de/thema/elektronische-rechnung/
Startseite (e-rechnung-bund.de) – wichtig für alle Unternehmen, die mit der Bundesämtern zusammen arbeiten